Bidding is open for Eastern region clubs wishing to host the 2025 Canadian Optimist Dinghy Championships (CODC). Please complete the following questionnaire and submit it by July 1st, 2024. These questions are based on templates from the previous 23 years, and we hope they will provide guidance and clarity on the scope of the event. Bids are often submitted in PowerPoint format with a written component, and candidates are also welcome to speak in person or remotely at the AGM. We are also happy to provide past examples. Bids will be made available to the membership, and then voted upon at the AGM, which takes place during the CODC each year. Please feel free to submit the answers to these questions in whatever format you prefer.
This national flagship event consists of a Fleet Racing Championship and a Team Racing Championship and it currently serves as the only qualifier event for Canadian sailors to attend IODA events. Typically, Canadian sailors attend IODA Worlds, IODA Europeans, IODA North Americans and IODA South Americans. The National Championships follow the format of an IODA events, with measurement, four race days and one team racing day (weather permitting) on a trapezoid course. The location of the Championships alternates between West, Central (Quebec and Ontario currently alternate) and Eastern Canada.
Proposal Template: Canadian Optimist Dinghy Championships
- Name of the proposed championship: Canadian Optimist Dinghy Championships
- Year of the championship:
- Host:
- Name of the person completing the proposal:
- Contact information (phone, address and email):
- Regatta chairperson:
- Contact information (phone, address and email):
- Approximate dates of the event: *Please note that the CODC is typically the third week of August. The only stipulation on the dates is that sailors from all provinces must be available to attend and not already in school.
- Outline of the schedule (measurement, team racing, individual racing):
- Number of days of racing:
- Describe your host venue:
- What is your volunteer base?
- Do you have an active Opti fleet?
- Describe the characteristics of the racing area:
- Describe facilities for launching and storing boats:
- Describe parking for cars, trailers and access to the venue:
- How many sailors can you accommodate?
- Are you able to provide racing and fun activities for a Green fleet? Please describe:
- Will you provide meals for sailors and will the cost for such meals be included in the entry fee? Please describe:
- Will food service be available for non-sailors?
- How far is your venue from airports?
- Describe hotel and other accommodations in the area:
- Describe attractions in the area that make your venue a travel destination:
- Are you prepared to provide housing and meals for judges/umpires/race officials and class representative?
- Have you identified a PRO for the event or do you require the class’s assistance? Please describe this person’s Canadian credentials and experience with large fleets of Optis:
- Have you identified a Chief Judge for the event or do you require the class’s assistance? Please describe this person’s Canadian credentials and experience with large fleets of Optis, including judging rule 42 on-the-water:
- By what date will you be launching your event microsite with participant information?
- Do you anticipate obtaining sponsorship to support the costs of running the regatta? Will sponsorships conflict in any way with the class’s commitment to its partners? Please describe:
- What is your anticipated entry fee?
- Will you have vendors on-site for parts, gear, repairs and charters?
- Is it possible to rent coach and spectator boats in the area?
- Describe prizes, giveaways, raffles, social events, etc. that you plan to include as part of your entry fee:
- Testimonials or feedback from previous events:
CODA Requirements:
The CODCs are entirely organized, run and hosted by the club chosen by members one year in advance of the event. Event attendees must be members of CODA, and CODA receives a levy of $10 per sailor from the host. CODA is available to assist with any aspects of the event and welcomes regular communication about the event.
CODA does not wish to interfere with the planning, but would appreciate open lines of communication, as this is an official CODA branded event. Based on past best practices, we do require the following from the host club:
- NOR in both official languages 4 months prior to the event.
- Official dates 8 months prior to the event, including measurement, one day of team racing and a minimum of 4 days of fleet racing.
- Venue tour if possible.
- Microsite and communications in both official languages 6 months prior to event.
- Proof of insurance.
- Notification if any part of the original application changes dramatically.
- Many sailors will be coming from all over the country and not all are familiar with the venue conditions, so teams must be able to arrive up to 3 days in advance for pre-event training.
- Host club must have a launch ramp for Optis and coach boats.
- Club needs to be able to provide storage for up to 150 Optis on site.
- All registered sailors and coaches must be members of CODA in good standing.
- A charter company must be on-site for sailors who will need boats.
- The Constitution and Bylaws of CODA must be respected.
We welcome questions and we look forward to ideas and excitement surrounding the 2025 Championships! Bids may be submitted to [email protected].
Appel d’offres pour les Championnats canadiens d’Optimist 2025 – Est
L’appel d’offres est ouvert pour les clubs de la région de l’Est qui souhaitent accueillir les Championnats canadiens d’Optimist de 2025. Veuillez remplir le questionnaire suivant et le soumettre d’ici le 1er juillet 2024. Ces questions sont basées sur des modèles des 23 dernières années et nous espérons qu’elles fourniront des conseils et des éclaircissements sur la portée de l’événement. Les offres sont généralement soumises sous forme de PowerPoint avec une partie écrite, et les candidats sont également invités à s’exprimer en personne ou à distance lors de l’assemblée générale annuelle. Nous sommes également heureux de fournir des exemples des années passées. Les offres seront présentées aux membres et feront l’objet d’un vote lors de l’AGA, qui a lieu chaque année durant le championnat. N’hésitez pas à soumettre les réponses à ces questions dans le format de votre choix.
Cet événement phare national consiste en un championnat de course par flotte et un championnat de course par équipe et sert actuellement de seule épreuve de qualification pour les marins canadiens qui souhaitent participer aux événements de l’IODA. En général, ces derniers participent au Championnat du monde, au Championnat d’Europe, au Championnat nord-américain et au Championnat sud-américain de l’IODA. Les championnats nationaux suivent le format des événements IODA, avec la mesure, quatre jours de course et un jour de course par équipe (si le temps le permet) sur un parcours de type trapèze. Les championnats se déroulent alternativement dans l’Ouest, le Centre (le Québec et l’Ontario alternent actuellement) et l’Est du Canada.
Modèle pour la proposition : Championnats canadiens d’Optimist
- Nom du championnat proposé : Championnats canadiens d’Optimist
- Année du championnat :
- Hôte :
- Nom de la personne qui soumet la proposition :
- Coordonnées (téléphone, adresse et courriel) :
- Président de la régate :
- Coordonnées (téléphone, adresse et courriel) :
- Dates approximatives de l’événement : *Veuillez noter que le championnat se déroule généralement la troisième semaine d’août. La seule condition concernant les dates est que les marins de toutes les provinces doivent être disponibles pour participer à l’événement et ne pas avoir déjà commencé l’école.
- Aperçu de l’horaire (mesure, course par équipe, course individuelle) :
- Nombre de jours de course :
- Décrivez votre site hôte :
- Quelle est votre base de bénévoles?
- Disposez-vous d’une flotte d’Optimist active?
- Décrivez les caractéristiques de la zone de course :
- Décrivez les installations de mise à l’eau et de stockage des bateaux :
- Décrivez le stationnement des voitures et des remorques et l’accès au site :
- Combien de marins pouvez-vous accueillir?
- Êtes-vous en mesure d’organiser des courses et des activités amusantes pour une flotte verte? Précisez :
- Fournirez-vous des repas aux marins et le coût de ces repas sera-t-il inclus dans les frais d’inscription? Précisez :
- Un service de restauration sera-t-il disponible pour les autres personnes?
- À quelle distance des aéroports se trouve votre site?
- Décrivez les hôtels et autres lieux d’hébergement dans la région :
- Décrivez les attractions de la région qui font de votre lieu une destination de voyage :
- Êtes-vous prêt à assurer le logement et les repas des juges, des arbitres, des officiels de course et des représentants de classe?
- Avez-vous identifié un PRO pour l’événement ou avez-vous besoin de l’aide de la classe? Veuillez décrire les références canadiennes de cette personne et son expérience avec de grandes flottes d’Opti :
- Avez-vous désigné un juge en chef pour l’événement ou avez-vous besoin de l’aide de la classe? Veuillez décrire les références canadiennes de cette personne et son expérience avec les grandes flottes d’Opti, y compris le jugement de la règle 42 sur l’eau :
- D’ici quelle date lancerez-vous le microsite de l’événement avec l’information pour les participants?
- Prévoyez-vous obtenir des commandites pour couvrir les coûts d’organisation de la régate ? Les commandites entreront-elles en conflit avec l’engagement de la classe envers ses partenaires ? Précisez :
- Quels sont les frais d’inscription prévus ?
- Y aura-t-il des vendeurs sur place pour des pièces, de l’équipement, les réparations et la location de bateaux?
- Est-il possible de louer des bateaux pour les entraîneurs et les spectateurs?
- Décrivez les prix, les cadeaux, les tirages, les activités sociales, etc. que vous prévoyez inclure dans les frais d’inscription
- Témoignages ou rétroaction concernant des événements antérieurs :
Exigences de l’ACVO :
Les championnats sont entièrement organisés, gérés et accueillis par le club choisi par les membres un an avant l’événement. Les participants à l’événement doivent être membres de l’ACVO, et l’ACVO reçoit une redevance de 10 $ par marin de la part de l’hôte. L’ACVO est disponible pour aider avec tous les aspects de l’événement et encourage une communication régulière au sujet de l’événement.
L’ACVO ne souhaite pas interférer dans la planification, mais apprécierait une communication ouverte, étant donné qu’il s’agit d’un événement officiel portant la marque de l’ACVO. Sur la base des bonnes pratiques antérieures, nous demandons au club hôte de fournir les éléments suivants :
- L’avis de course dans les deux langues officielles 4 mois avant l’événement.
- Les dates officielles 8 mois avant l’événement, y compris la mesure, une journée de course par équipe et un minimum de 4 jours de course par flotte.
- Une visite du site si possible.
- Un microsite et des communications dans les deux langues officielles 6 mois avant l’événement.
- Une preuve d’assurance.
- La notification en cas de modification importante d’un élément de la demande initiale.
- De nombreux marins viendront de tout le pays et tous ne connaissent pas les conditions du site. Les équipes doivent donc être en mesure d’arriver jusqu’à trois jours à l’avance pour s’entraîner avant l’événement.
- Le club hôte doit disposer d’une rampe de mise à l’eau pour les Opti et les bateaux entraîneurs.
- Le club doit être en mesure de garder jusqu’à 150 Optis sur place.
- Tous les marins et entraîneurs inscrits doivent être membres en règle de l’ACVO.
- Une compagnie de location de bateaux doit être sur place pour les marins qui en ont besoin.
- Les statuts et règlements de l’ACVO doivent être respectés.
Nous sommes ouverts aux questions et nous sommes impatients d’entendre vos idées concernant les championnats de 2025! Les offres peuvent être soumises à [email protected].
